Coroczna inwentaryzacja w przedsiębiorstwie to obowiązek wynikający z aktualnych przepisów. Dzięki ewidencji środków trwałych firma może skontrolować stan swojego majątku na potrzeby związane z rozliczeniami rachunkowymi. Jak pomoże w tym profesjonalny system do inwentaryzacji RFID?
Przekonaj się, że systemy RFID w produkcji i przemyśle to odpowiedź, na jaką czekasz od dawna.
Ewidencja środków trwałych i wyposażenia polega na cyklicznym sporządzaniu spisu majątku firmy. Takie sprawozdanie, określane niekiedy spisem z natury, jest niezbędne do zachowania prawidłowości w dokumentach księgowych i poprawności rozliczeń z fiskusem.
Ewidencję środków trwałych muszą prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od realizowanej formy księgowości.
W przypadku księgowości uproszczonej obowiązek ten wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zgodnie z §24 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury:
W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe, obowiązek ewidencji środków trwałych wynika z przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych.
Przy księgowości uproszczonej spis z natury sporządza się regularnie, co do zasady na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.
Inaczej wygląda kwestia inwentaryzacji, której częstotliwość waha się od 1 roku do nawet 4 lat w zależności od zakresu i przedmiotu inwentaryzacji.
W przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe obowiązek pojawi się sporadycznie. Nadal jednak musi zostać zrealizowany bezbłędnie, ponieważ wynik inwentaryzacji przekłada się na stan ksiąg rachunkowych, a na późniejszym etapie – wynik sprawozdania finansowego.
„Inwentaryzacja środków trwałych jest niezbędna, aby firma mogła kontrolować stan swojego majątku i rzetelnie prowadzić rachunkowość.”
Manualne sporządzanie spisu z natury jest zadaniem uciążliwym i obarczonym wysokim ryzykiem błędu. Nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja niesie ze sobą kary, które obciążą kierownika danej jednostki, ponieważ to on odpowiada za realizację obowiązków związanych z rachunkowością. Aby uniknąć takich sytuacji, firmy decydują się na korzystanie z inwentaryzacji automatycznej wykorzystującej technologię RFID. Co to właściwie jest?
Technologia RFID (ang. Radio Frequency Identification) wykorzystuje fale radiowe do przesyłania danych. Dzięki temu możliwa jest szybka i bezbłędna identyfikacja elementów wyposażenia.
W odróżnieniu od klasycznych kodów kreskowych znaczniki RFID pozwalają na wielokrotny zapis danych w obrębie jednego tokenu. Pozwala to na wyeliminowanie ryzyka związanego z uszkodzeniem lub zużyciem się znacznika, a także znacząco wydłuża czas jego przydatności.
Dzięki automatyzacji możliwe jest skanowanie wielu (nawet kilkudziesięciu) tagów jednocześnie. Do minimum skraca to czas niezbędny do stworzenia ewidencji środków trwałych.
Warto jednak pamiętać, że korzystanie z zestawu do inwentaryzacji RFID wymaga specjalistycznej wiedzy, a jego wdrożenie w firmie powinno być przeprowadzone przez profesjonalistów. Tylko wtedy ta technologia będzie działała bez zarzutu.
Aby lepiej zrozumieć korzyści płynące z technologii RFID, warto poznać zasady jej działania i zastosowanie.
Obecnie radiowe komunikatory są standardem w takich branżach jak handel, budownictwo, produkcja czy przemysł. Pozwalają na identyfikowanie składników majątku firmowego, np. maszyn i urządzeń, opakowań, elementów wyposażenia, materiałów i narzędzi. To niezawodny sposób na zweryfikowanie i porównanie ze sobą stanów majątku przedsiębiorstwa w różnych okresach.
Podstawą działania systemów RFID do inwentaryzacji są tzw. tagi. To niewielkie znaczniki wykonane z wytrzymałego materiału, w których przechowywane są informacje o danym aktywie. Te najnowszej generacji są na tyle małe, że można ukryć nawet w taśmie czy opakowaniu.
Taki moduł jest wyposażony w kość pamięci i antenę, która odbiera sygnał rejestrowany przez czytnik, a niekiedy również go nadaje.
Aby była możliwa szybka inwentaryzacja, należy wybrać i zaprogramować tagi RFID z myślą o wielu czynnikach zewnętrznych. Specjaliści zajmujący się wdrażaniem technologii RFID w przedsiębiorstwach wskazują, że znaczenie ma m.in. obszar geograficzny, powierzchnia montażowa, warunki atmosferyczne czy zakres odczytu taga.
„W przypadku montażu tagów RFID na powierzchniach metalowych należy zastosować specjalne znaczniki, które ekranują zakłócenia.”
Poza odpowiednio zaprogramowanymi tagami RFID system do inwentaryzacji radiowej potrzebuje jeszcze dwóch elementów – czytnika i oprogramowania.
Jeżeli chodzi o czytniki RFID, wyróżnia się ich kilka rodzajów.
Najmniejsze to tzw. czytniki biurkowe. Mogą służyć np. potwierdzaniu autoryzacji dostępu do oprogramowania czy identyfikacji dokumentów. Ich zasięg na ogół nie przekracza kilku centymetrów.
Do inwentaryzacji środków trwałych, np. maszyn lub towarów, wykorzystuje się przede wszystkim kolektory danych albo czytniki przemysłowe. One potrafią rejestrować dane z tagów nawet z odległości kilku metrów.
Warto pamiętać, że technologia RFID wykorzystuje fale radiowe, więc w przeciwieństwie do mobilnych skanerów kodów kreskowych nie ma potrzeby dokładnego celowania skanerem w stronę znacznika. Co do zasady propagacja fal zachodzi bez zakłóceń. Mogą się one jednak pojawić np. przy skanowaniu przedmiotów metalowych, które odbijają fale i powodują zakłócenia.
Kolektory danych przypominają telefon komórkowy z uchwytem. Są wyposażone w ekran ciekłokrystaliczny, na którym wyświetlają się odczytane informacje, oraz ogniwo energetyczne pozwalające na pracę bez podłączania do sieci przez wiele godzin.
Urządzenia bazują na specjalistycznym oprogramowaniu, które integruje się następnie z firmowym oprogramowaniem do inwentaryzacji. Przepływ informacji jest bardzo szybki, dlatego ewidencjonowanie środków trwałych metodą RFID trwa krótko.
Aby móc koordynować znakowanie poszczególnych tagów, wszystkie informacje należy wprowadzić do specjalistycznego oprogramowania. Nowoczesny software zwykle współpracuje z oprogramowaniem ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, co pozwala na płynny przepływ danych z jednego rejestru do drugiego.
Oprogramowanie pozwala m.in.:
Dzięki wymianie informacji między czytnikiem a programem do inwentaryzacji przedsiębiorca zawsze dysponuje aktualnymi informacjami o stanie środków trwałych.
Przedsiębiorca, który zdecyduje się wdrożyć technologię RFID w swojej firmie, powinien dobrze zaplanować kolejne etapy działań. Dzięki temu płynnie zaimplementuje nowe rozwiązania bez hamowania procesów wewnętrznych.
Dobrym momentem jest np. czas zmniejszonego wolumenu zamówień, kiedy zakład ma więcej czasu na prace organizacyjne.
Inwentaryzacja środków trwałych z wykorzystaniem technologii RFID składa się z kilku etapów.
Pierwszym z nich jest oznakowanie poszczególnych elementów majątku poprzez umieszczenie na nich tagów. Mogą mieć one postać m.in. samoprzylepnych etykiet (ang. label) lub obudowanych zawieszek wyposażonych w chip zapisujący dodatkowe informacje o obiekcie. Przedsiębiorca może samodzielnie drukować etykiety samoprzylepne RFID, ale potrzeba do tego specjalnej drukarki.
W zależności od warunków, w jakich będzie przebiegało skanowanie, można zdecydować się na tagi:
O ile w pracy biurowej w zupełności wystarczą tagi pasywne, tak w fabryce, gdzie należy zachować szczególną ostrożność, warto zainwestować w tagi aktywne. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli zbliżać się do pracujących maszyn.
„W miejscach szczególnie narażonych na oddziaływanie wilgoci, kurzu, skrajnych temperatur lub wstrząsów należy stosować tagi odporne na czynniki zewnętrzne.”
Tagi można wykorzystać zarówno przy sporządzaniu ewidencji środków trwałych, jak i podczas przeprowadzania inwentaryzacji, niezależnie od jej rodzaju (pełna okresowa, pełna ciągła czy wyrywkowa). W praktyce większość składników majątku oznacza się tylko raz w okresie ich przydatności, ponieważ znaczniki RFID są bardzo wytrzymałe.
Drugi krok to stworzenie kartoteki inwentarzowej. To dokument zawierający najważniejsze informacje o stanie majątku firmy.
Kiedyś kartoteki tworzyło się w formie papierowej. Obecnie zdecydowana większość firm korzysta już z rozwiązań cyfrowych. Wiele programów ERP pozwala na utworzenie takiego rejestru. W ostateczności sprawdzi się też zwykły arkusz kalkulacyjny, który później można zaimportować do programu.
Kolejny etap obejmuje przeprowadzenie spisu z natury z wykorzystaniem skanera do inwentaryzacji.
W przeciwieństwie do kodów kreskowych tagów nie trzeba skanować bardzo precyzyjnie. Wystarczy ustawić skaner w kierunku znacznika, aby urządzenie zebrało informacje zapisane w pamięci taga.
Po zakończeniu skanowania urządzenie generuje zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Dzięki temu bardzo łatwo można dowiedzieć się o brakach i ich wartości.
Jednocześnie arkusz zawiera numery inwentarzowe wyposażenia, które pomogą ustalić jego ostatnie położenie.
Użytkownik otrzymuje też zestawienie majątku po inwentaryzacji, czyli listę wszystkich przedmiotów zarejestrowanych przez czytnik.
Po zakończeniu inwentaryzacji można wyeksportować dane do programu do inwentaryzacji albo współpracującego z nim systemu ERP/SAP. W ten sposób wszystkie informacje o stanie przedsiębiorcy są zawsze dostępne „od ręki”.
Na rynku nie brakuje różnych programów do inwentaryzacji. Dlatego jeszcze przed wdrożeniem technologii RFID warto zastanowić się, które opcje software’u są szczególnie istotne.
Kluczowa jest łatwość obsług. Intuicyjne oprogramowanie powinno mieć przejrzysty interface wraz z możliwością jego konfiguracji. Dzięki temu korzystanie z oprogramowania nie przysporzy pracownikom trudności.
Warto zwrócić też uwagę na zakres dostępnych opcji. Powinny one obejmować wszystkie czynności realizowane w ramach inwentaryzacji – od możliwości zintegrowania oprogramowania z ERP i czytnikami mobilnymi, przez aktualizację stanów magazynowych, aż po generowanie podsumowań.
Program powinien zapewniać elastyczność w zakresie:
Przy wyborze warto upewnić się, że oprogramowanie do inwentaryzacji RFID współpracuje z czytnikami mobilnymi. Pozwala to na przeprowadzenie spisu z natury za pomocą skanera do inwentaryzacji bez konieczności przerywania pracy przez pracowników czy wstrzymywania produkcji. Tworzenie spisu odbywa się w ciągłym ruchu przedsiębiorstwa.
Przydatnym udogodnieniem jest opcja korzystania z programu do inwentaryzacji w wersji mobilnej, na smartfonie lub tablecie. To szczególnie istotne przy prowadzeniu ewidencji środków trwałych w filiach przedsiębiorstwa, gdzie nie ma dostępu do centralnego ERP.
Dla niektórych przedsiębiorców znaczenie będzie mieć też możliwość wyboru między obsługą tagami RFID a kodami kreskowymi. Dotyczy to zwłaszcza firm, które stopniowo przechodzą na technologię inwentaryzacji radiowej i nie chcą lub nie mogą pozwolić sobie na jednorazowy, duży wydatek.
„Dobre oprogramowanie do inwentaryzacji to takie, które zapewnia prostą i bezproblemową obsługę. Nie zawsze trzeba wybierać najbardziej skomplikowane rozwiązania, ważne jest, aby były one dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa.”
Korzyści płynące z inwentaryzacji RFID trudno przecenić. Choć koszt wdrożenia radiowej technologii jest wyższy niż w przypadku zwykłych kodów kreskowych, przedsiębiorca bardzo szybko zauważy wzrost produktywności w zakładzie i mniejszy odsetek błędów.
Kompleksowe wdrożenie technologii RFID w firmie pozwala zaoszczędzić nawet 90% czasu, który wcześniej był przeznaczany na inwentaryzację i tworzenie ewidencji środków trwałych.
Korzystanie ze skanera do inwentaryzacji nie wymaga precyzyjnego celowania w przedmiot ani podchodzenia do niego bardzo blisko. Nie ma potrzeby indywidualnego skanowania każdego znacznika, tak jak ma to miejsce przy etykietach z kodami kreskowymi.
Oznakowanie składników w firmie najczęściej jest przeprowadzane raz. Znaczniki RFID, nawet w formie prostych labeli, są odporne na uszkodzenia mechaniczne i chemiczne. Z powodzeniem stosuje się je w przemyśle, rolnictwie czy w zakładach produkcyjnych.
W sytuacji kiedy stan danego aktywa ulegnie zmianie, dane na tagu mogą zostać przepisane na nowo. Dzięki temu redukuje się czas i koszty związane z zamawianiem i programowaniem kolejnego znacznika.
Technologia RFID praktycznie eliminuje ryzyko błędu ludzkiego. Pracownicy nie muszą szukać poszczególnych przedmiotów, ponieważ można skanować wiele etykiet jednocześnie. Cały proces przebiega bezdotykowo, więc możliwe jest skanowanie znaczników umieszczonych poza zasięgiem, np. wewnątrz opakowania, na zewnątrz okna lub w obudowie maszyny.
Wykorzystanie pełnego potencjału RFID wymaga zoptymalizowania działalności gospodarczej i połączenia ze sobą szeregu ogniw w jedną całość. Raz wdrożony system niesie jednak ze sobą wiele wymiernych korzyści dla przedsiębiorcy.
